Time Management: 10 программ для эффективного управления временем

Времени вечно не хватает, мы не успеваем на работе, откладываем личные дела, нервничаем и пребываем в хроническом цейтноте. Чтобы суета не закончилась нервным срывом, нужно учиться распоряжаться временем и планировать свои дела. Эта наука и называется тайм-менеджментом. Контролировать затраты времени и планировать дела так, чтобы все успевать, возможно – вы убедитесь в этом, прочитав хотя бы некоторые из предложенных нами книг.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – наука об организации, планировании, управлении временем, повышении эффективности его использования. Тайм-менеджмент будет полезен тем, кто регулярно повторяет «я даже не знаю, за что хвататься».

Польза от тайм-менеджмента:

  • предотвращение психофизиологического истощения, выгорания;
  • снижение уровня тревоги, стресса;
  • снижение усталости, устранение хронической усталости;
  • улучшение настроения, профилактика депрессий и апатии;
  • повышение веры в себя, самооценки;
  • рост продуктивности.

Планирование, ведение ежедневника – неотъемлемая часть жизни того, кто решил заняться тайм-менеджментом. Ошибочно считать, что это удел исключительно деловых людей. Тайм-менеджмент – спасение для студента, домохозяйки, музыканта, писателя и любого другого человека, который страдает от дефицита времени.

Что это такое

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом тайм-менеджмента является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Читайте также:  Сценарий на корпоратив с приколами

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

Как студенту успевать все: тайм-менеджмент в помощь?

Опытные студенты рекомендуют придерживаться следующих принципов:

Как студентам все успевать

  • Управляйте временем на бумаге.

Данный принцип гласит, что необходимо записывать все дела, которые предстоит выполнить. Для этого пригодится блокнот (ежедневник) и ручка. Так студенту будет проще оценить, что его ожидает «завтра» или на неделе, правильно расставить приоритеты.

  • Планируйте день заранее.

Составляйте список дел на завтра с вечера. Такой подход позволит откорректировать «недельный план», проанализировать поставленные задачи на актуальность, определить наиболее важные, очертить примерный распорядок дня.

Как только наступил «запланированный день», не рекомендуется вносить коррективы в него. Если появится новая задача, она может подождать до завтра.

  • Не бросайте дело на половине пути.

К каждой новой задаче следует приступать только после того, как предыдущая была реализована. Не пытайтесь выполнять их параллельно, особенно если они не смежны между собой.

  • Объективно оценивайте собственные возможности.
Как студенту успевать все: тайм-менеджмент в помощь?

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют не планировать более 10 дел на один день. В идеале должно быть 2-3 первостепенных задачи, и 2-3 менее важные, выполнение которых желательно, но не обязательно.

Допустим, среди важных дел было выделено написание реферата, подготовка ответов к семинару, участие в соревнованиях. Ко второстепенным делам можно отнести уборку дома, прогулку с подругами и пр.

  • Во время выполнения приоритетных задач отключайте соцсети и телефон.

Данный принцип позволяет сконцентрироваться на выполнении дел и не отвлекаться на пустяки. Такой подход ориентирован на получение высокого результата в короткое или строго отведенное время.

  • Самомотивация.

Чтобы реализация заданий приносила удовлетворение, важно правильно мотивировать себя. Поощряйте себя за выполнение сложных задач: устраивайте приятный перекус или отдых в компании друзей.

  • Не забывайте про полноценный сон и питание.

Чтобы организм был полон сил и энергии, важно не только грамотно распределять время и силы, но и не забывать о питании и отдыхе. Ежедневный сон должен быть не менее 8 часов. Именно за это время организм полностью восстанавливается. Соблюдение режима дня увеличивает продуктивность на 45%.

От питания зависят как физические, так и моральные силы, память. В рационе должны присутствовать свежие овощи и фрукты, мясо, витамины и пр.

советов по тайм-менеджменту

№ 1. Планируй

Обязательно записывай задачи в блокнот или органайзер на гаджете. Материализованные пункты плана — первый шаг к намеченной цели. Лучше готовить список дел с вечера, чтобы знать с чего начать следующий день. Ничто не мешает в течение дня его корректировать: добавлять внезапные надобности, более важные ставить в приоритет и переносить на завтра несрочные (главное — не злоупотреблять этим). Сложные задания лучше разбивать на части и реализовывать поэтапно. Не забывай вычёркивать выполненные задачи. Это даст тебе ощущение завершённости и прибавит энтузиазма.

Читайте также:  Как посчитать премию от оклада в примере

№ 2. Расставляй приоритеты

Существует закон принудительной эффективности: на всё времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Всегда присваивай всем задачам уровень важности и очерёдность. Для этого представь, что наихудшее может случиться, если не сделать что-то в срок. Например, если сегодня не выучишь одну тему по русскому языку, то завтра тебе придётся учить две. И не одну из них ты не освоишь как следует. В итоге на ЦТ ты потеряешь несколько баллов. Подобные задачи, получают статус важных и срочных. Они должны стоять в начале списка. Возьми за правило не переносить такие дела на завтра.

Важные, но несрочные дела выполняй следом. Если их забросить, то они со временем переходят в категорию срочных и становятся трудновыполнимыми. Чтобы такого не случилось, предусмотри для них временной резерв.

Срочные, но не важные задачи обычно занимают много времени. Попробуй максимально сократить их или даже перепоручить кому-нибудь. Например, сходить за тетрадками в магазин можно попросить маму.

Логично, что несрочные и неважные дела не принесут большой пользы. Чтобы они не «пожирали» твоё время, от них стоит оказаться или минимизировать. К примеру, просмотр сериалов, хоть и интересное дело, но не обязательное. Откладывай такие занятия до выходных. Заведи свой перечень никчёмных дел. Озаглавь его «Я больше никогда не буду этого делать» и следуй своим же правилам.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был человеком очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов

№ 3. Съешь лягушку

В следующий раз, когда расхочется делать что-либо срочное, но неприятное, вспомни притчу: если первым делом с утра ты должен съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это останется самым отвратным делом за весь день. Откладывая важное, ты создаёшь лишнее эмоциональное напряжение, которое мешает жить.

советов по тайм-менеджменту

№ 4. Расчисти пространство

До 30% времени тратится на поиски нужной вещи в беспорядке. Корзина для мусора — замечательный инструмент управления временем. У продуктивных людей в зоне рабочего пространства всегда порядок.

№ 5. Соблюдай равновесие

Не паникуй, если накопилось задач больше, чем ты можешь выполнить. Сделай глубокий вдох и скажи себе: «Я могу только то, что могу». Учиться или работать до изнеможения — не вариант. Для продуктивности просто тайм-менеджмента мало. Следи за здоровьем и поддерживай хорошую физическую форму. Отводи необходимое тебе количество времени на отдых, развлечения, общение с семьёй и друзьями.

Эмоциональное напряжение — следствие невыполненных дел. Оно уменьшает производительность, приводит к утомлению и апатии

На первом месте в списке всегда должны быть ты и главные люди в твоей жизни — ради этого стоит поднапрячься и поработать над организацией своего драгоценного времени:

Для тех, кто хочет углубиться в эту тему, советуем почитать книги «Ловушка времени» Алека Маккензи и Пэта Никерсона или «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси.

Перепечатка материалов с сайта возможна только с письменного разрешения редакции. [email protected]

Священного Грааля не существует

Но, помимо сложных жизненных вопросов, есть простые шаги, которые может сделать каждый.

Для начала стоит помнить, что продуктивность – это не бесконечная гонка, а просто инструмент, сопряженный с определенными ограничениями. Во-вторых, экспериментируйте чаще, поскольку найти подход, который бы подходил именно вашим предпочтениям и привычкам, не так-то просто.

Многие люди, которые пренебрегают инструментами для тайм-менеджмента, все же «отдают себе отчет, что систематичность позволяет справляться со сложностями и быть креативными», а тем, кто строго живет по расписанию, Иен советует узнать, что такое жизнь без календарей и сделать передышку.

Яркие видео и оптимистичные блог-посты сервисов для тайм-менеджмента обещают легкий способ решения проблемы.

Но когда пользователь устанавливает приложение, он отправляется в более сложный путь, чем это может казаться поначалу. Одна из героинь нашего рассказа в конце концов решила ограничиться простыми электронными таблицами. Другая, с свою очередь, поняла, что ей достаточно правила пяти секунд: сделать глубокий вдох, досчитать до пяти, а затем приступать к выполнению ненавистной задачи, какой бы сложной она ни казалась. Но никто из них пока еще не нашел Священный Грааль, и очень маловероятно, что он вообще существует.

Читайте также:  Как преодолеть неуверенность в себе

В любом случае, есть один простой способ выстроить здоровые отношения с работой: не взваливать на себя непосильную ношу.

Если упомянутые способы вас не убедили, попробуйте это проверенное средство, ведь самокритика и самоограничение порой бывают губительны и не всегда способствуют производительности труда. По словам исследователей, такой подход провоцирует стресс, и та часть мозга, которая обычно отвечает за управление временем переходит на режим оффлайн.

Секреты тайм-менеджмента для женщин: как все успевать

Психологи знают, что планирование времени, а тем более жесткое следованию этому плану дамам удается труднее, чем мужчинам. Почему?

  • Женщины более эмоциональны, и их поведение часто управляется чувствами, от которых им сложно абстрагироваться. Отчасти поэтому дамы нередко отвлекаются или стараются делать несколько дел сразу.
  • У женщин более гибкая, но и более неустойчивая психика, поэтому они чаще подвержены паническим атакам и нервным срывам.
  • У представительниц прекрасного пола обостренное чувство ответственности и долга, особенно, в отношении домашних дел – сказывается гендерная роль хранительницы дома. Поэтому дамы чаще испытывают чувство вины за то, что они не успели что-то сделать.

Но это проблемы решаемые. Вы постоянно ломаете голову, как организовать тайм-менеджмент и как все успевать? А стоит ли все успевать? В попытках «объять необъятное» вы начинаете испытывать комплекс неполноценности из-за того, что дома неидеальный порядок, шарф до сих пор не довязан, а детям не удалось уделить побольше времени.

Овладевая тайм-менеджментом, учитесь расставлять приоритеты. И в списке наиболее важных дел не забудьте отметить то, что доставляет вам удовольствие. Положительные эмоции – не только «витамины» для здоровья тела и мозга, они отлично тонизируют, придают силы и помогают решить самые сложные проблемы.

Главное правильно расставить приоритеты

Не погружайтесь с головой в свои нескончаемые дела, оглянитесь вокруг и вы найдете много интересного, в том числе информацию о том, как организовать тайм-менеджмент для работающих женщин.

Вот, например, есть очень полезная книга: Еремич Наталья «Тайм-менеджмент для женщин», скачать и прочитать ознакомительный фрагмент вы можете на этом сайте.

Изучая основы тайм-менеджмента для женщин, не забывайте за делами три важные вещи: спорт, который поддерживает здоровье и активность, секс, который тонизирует и дает положительные эмоции, и творчество, пробуждающие ваши скрытые резервы и дающее чувство удовлетворения собой.

Может быть интересно

  • Bullet Journal: почему его нужно начать вести прямо сейчас
  • Интервью с основателем системы планирования Bullet Journal Райдером Кэрролом – 5 причин, почему нецифровой тайм менеджмент удобнее
  • Тайм-менеджмент для мам: как успевать все
  • Книга Натальи Еремич «Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать»
  • Тайм-менеджмент для студентов: искусство управления временем
  • Учимся управлять временем эффективно
  • Как пережить смерть близкого человека?
  • Как создать условия для развития творческих способностей – методы и разработка программы

Брайан Трейси «Съешьте лягушку! способ научиться успевать»

Брайан Трейси уверен, что все проблемы с нехваткой времени связаны с неумением отделить главное от второстепенного. Часто мы занимаемся неважными делами, потому что не хотим решать действительно важные задачи. Неуверенность в собственных силах заставляет откладывать первый шаг. Научившись преодолевать этот барьер, мы сможем экономить силы и время, которые уходят на ненужную «раскачку». Марк Твен когда-то советовал съедать по утрам лягушку, чтобы остальной день казался прекрасным. Рекомендации Трейси сводятся к необходимости не откладывать важные дела в надежде на лучшие времена: составьте список своих задач в порядке их важности, распишите план выполнения на день, неделю, год и т. д., установите срок выполнения, обозначьте, каких знаний вам недостает для воплощения задуманного и решите, каким образом вы восполните пробелы. И не забывайте заботиться о своих родных и близких, потому что без них ваши победы теряют смысл.

Toggl

Toggl — сервис, позволяющий контролировать и планировать рабочее время конкретного пользователя или целой команды. Добавив к списку команды своих сотрудников, вы сможете отслеживать время, затраченное ими на выполнение поставленных задач. В программе можно создавать общие и индивидуальные отчеты.

Toggl

Toggl поддерживает интеграцию с различными популярными сервисами (Basecamp, JIRA, Teamweek, Google Calendar и т.д.). Приложение можно установить на ПК, мобильные устройства или работать прямо в браузере.

Toggl

Toggl