Должностная инструкция по специальности «Администратор»

Как вести себя на собеседовании? Такой вопрос возникает у каждого соискателя, чье резюме было одобрено. Ведь приглашение на собеседование – это еще не гарантия получения места своей мечты. Важно произвести нужное впечатление и довести ситуацию до положительного результата.

Дайте себе время

Формирование новых привычек – это всегда трудно. Чтобы мозг создал новые нейронные связи, необходимо регулярно повторять какие-то действия. Этот  процесс можно сравнить с прокладыванием дороги в лесу. Сначала делают просеку, потом ее «обкатывают» какое-то время. 

Для того чтобы привыкнуть к удаленной работе, вам тоже понадобится  время. Кто-то сможет быстро привыкнуть, и уже через неделю полностью войдет в рабочий ритм, а кому-то потребуется больше времени. Но за пару недель вы точно освоитесь и уже не будете испытывать дискомфорта. Главное помнить, что время на адаптацию необходимо. Поэтому не будьте к себе слишком строги и не ждите 100%  эффективности с первого же дня.

Что делает администратор

Администратор — это управляющий, который контролирует выполнение трудовых процессов в компании.

Эта должность незаменима в гостиничном бизнесе, клубах, магазинах и в других заведениях, где наблюдается высокая проходимость. В этом случае администратор должен правильно организовать взаимодействие обслуживающего персонала и посетителей.

То, чем занимается администратор, — это сложная работа, так как он должен выполнять множество мелких и крупных задач.

Основные обязанности:

  1. создание комфортных условий для клиента;
  2. качественное информирование и консультирование клиента по ассортименту и услугам;
  3. ведение базы данных и запись посетителей;
  4. учет клиентов, инвентаря, продуктов и расходных материалов;
  5. отработка жалоб и разрешение конфликтных ситуаций;
  6. контакт с руководством и доклады о проделанной работе;
  7. ведение кассовой отчетности;
  8. контроль за работой сотрудников и обеспечение порядка.

Должность администратора обязательно должна присутствовать в любом бизнесе сферы услуг.

Что делает администратор

Как такое могло произойти?

Как у двух членов совета директоров могут быть такие разные мнения о том, преуспевает ли высшее должностное лицо в компании или не справляется со своими обязанностями? Возможно, это потому, что для измерения успеха они используют разные линейки. Возможно, это потому, что они по разному представляют перечень  обязанностей, которые должен выполнять их гендиректор. 

Один из фундаментальных принципов в организационной психологии гласит: «Все начинается с описания функционала». Не будем утверждать абсолютная гарантия вашего успеха, но уверены, что хорошее описание работы служит нескольким важным целям.

Четкое описание работы обеспечивает:

  • Точную концентрацию усилий сотрудника на ключевые достижения
  • Объективную основу для оценки его работы
  • Шаблон «идеального кандидата», с которым можно сравнивать потенциальных новых сотрудников

Из чего состоит должностная инструкция:

  • Формулировка основных целей и задач для деятельности данного сотрудника
  • Перечень необходимых для ее достижения знаний, навыков и умений
  • Требования к личностным качествам сотрудника на данной кадровой позиции
  • Требования к его образованию и практическому опыту в данной сфере

Раздел «цель» должен быть описан кратким предложением об общей цели. Например, в должностной инструкции для руководителя организации может быть сказано что-то вроде: «Надзор за всеми функциями и бизнес-процессами в организации».

Раздел «Навыки» в описании функционала генерального директора будет включать такие элементы, как:

  • Социальные навыки: построение отношений с сотрудниками и клиентами
  • Финансовые навыки по управлению бюджетом
  • Лидерские навыки: способность сформировать вокруг себя команду единомышленников и вести их за собой
  • Навыки управления: организация и координация работы компании и отдельных ее сотрудников
  • Навыки общения: эффективная устная и письменная коммуникация
  • Навыки маркетинга и организации продаж, устойчиво генерирующие доход

Раздел «Личные качества» может включать такие элементы, как честность и приверженность миссии организации, а раздел «Уровень образования и опыт» — вид и профиль обучения, а также стаж работы в соответствующей сфере.

Несколько советов по написанию должностных инструкций:

  • Делайте описание функционала простым, понятным и актуальным; здесь не нужен многостраничный документ
  • Привлеките действующих сотрудников, выполняющих данных функционал, чтобы уточнить и усовершенствовать его описание
  • Ограничьте число основных зон ответственности сотрудника оптимальным значением 5-8
  • Ранжируйте зоны ответственности в пределах данного функционала
  • Включите в должностную инструкцию оценку процента времени, которое нужно тратить на каждую зону ответственности

Высокоэффективные привычки: 

1)   Создайте четкие должностные инструкции для каждой должностной позиции в вашей организации2) Сделайте ваши должностные инструкции простыми, понятными и актуальными; не пишите талмуд3)  С помощью должностных инструкций обеспечьте:— направление и фокус работы данного сотрудника— основу для оценки его эффективности— шаблон «идеального кандидата», с которым можно соотносить потенциальных новых сотрудников

Первый центр психоанализа для бизнеса Alter Ego.

Читайте также:  Корпоративное расписание, организация рабочего времени \ Советы психолога, отзывы

III. Права

Психолог имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6.___________________________________________________________

Профстандарт как основа должностной инструкции: раздел 2

Второй раздел профстандарта может быть полезен прежде всего как инструмент соотнесения содержания работы человека по существу с определенными профстандартом характеристиками (т. е. с указанными там обобщенной и конкретизированной трудовыми функциями).

Близкие по содержанию работы отдельные трудовые функции объединены в разделе в группы — обобщенные трудовые функции. Для каждой обобщенной трудовой функции (для всех конкретных трудовых функций, которые входят в нее) установлен отдельный уровень квалификации. Например, в профстандарте «Бухгалтер», утвержденном приказом Минтруда от № 103н, предусмотрены обобщенные функции:

  • ведение бухгалтерского учета;
  • составление и предоставление финотчетности.

Для первой из указанных обобщенных функций требуется наличие квалификации уровня 5, для второй — уровня 6. Законодательно характеристики соответствующих уровней закреплены в приказе Минтрудсоцзащиты РФ от № 148н. Так, уровень 5 предполагает, в частности, наличие у человека как минимум среднего образования по профессии, а также практического опыта работы. Уровень 6 требует, в свою очередь, высшего образования или же среднего по программам подготовки специалистов среднего звена и аналогично практического опыта работы.

Читайте также:  5 черт людей с низким эмоциональным интеллектом

Дюжина ошибок соискателей

К оглавлению

Чтобы успешно пройти собеседование, следует избегать ошибок. Из-за пренебрежения ими соискатели часто терпят неудачу и упускают желанную вакансию. Рассмотрим ошибки, способные помешать вам в собеседовании.

Постарайтесь приехать пораньше – работодатели очень не любят непунктуальных сотрудников. Если катастрофически не получается успеть, перезвоните и отмените встречу. Так будет лучше, чем прибежать с красным лицом на полчаса позже назначенного времени.

поддержки

Не берите на встречу супругов, друзей и родственников. Вы – взрослый человек, самостоятельно принимающий решения. Серьезная работа – не для маменькиных сынков.

внешность

На большинстве предприятий есть определенный «дресс-код». На собеседование также следует приходить в деловом костюме. Единственное исключение – творческие профессии, где допустим креативный подход к одежде.

привычки

Аромат вчерашней вечеринки говорит о легкомысленном отношении к жизни или даже о склонности к алкоголизму. А запах табачного дыма – о том, что половину рабочего дня сотрудник потратит на перекуры. Привычка грызть ногти или ковырять в носу также не прибавят очков соискателю.

собеседования или синдром «школьника»

Общение на собеседовании – процесс двусторонний. И рекрутер, и соискатель – равноправные его участники. Не бойтесь собеседника. Даже если это ваше первое собеседование: как себя вести вы знаете, поскольку готовились к встрече.

Совет! Рекрутер общается с вами не для того, чтобы поиздеваться. Профессионалы в области работы с персоналом – тактичные и доброжелательные люди. Их задача – найти ценного работника, позволить соискателю на собеседовании показать все свои положительные качества и умения.

Блесните своими талантами, и желанное место станет вашим. При этом не стоит показывать, что вы отчаянно нуждаетесь в работе. Специалист, у которого нет выбора, не нужен никому.

в резюме

Придуманные личные достижения и опыт работы в резюме быстро вскроются на собеседовании. Рекрутер вежливо попросит обманщика покинуть помещение.

Читайте также:  Вопросы на собеседовании, на которые нужно знать ответ: примеры

подготовки

с рекрутером

Внимательный и понимающий интервьюер вызывает желание рассказать о себе больше. Но вдаваться в долгое описание хобби или личных качеств, не имеющих отношения к цели собеседования, опасно. Не хватит времени на главные задачи.

Рекомендация! Пространные ответы на собеседовании при приеме на работу не приветствуются: они должны быть четкими, сжатыми. Не воруйте время у себя и работодателя.

Подобную ошибку часто совершают неопытные кандидаты. Но после нескольких собеседований ситуация выправляется.

или презрение

Перед тем, как успешно пройти собеседование на работу, рекомендуют расслабиться, научиться сохранять спокойствие. Но беседовать с каменным лицом тоже не следует. Вы ведь хотите получить это место? Холодное безразличие покажет, что интереса нет. Человека, безучастного к делам компании, вряд ли примут на работу.

Факт! Еще хуже снобистское и презрительное отношение к собеседнику. Часто этим грешат топ-менеджеры, показывая, что они – не ровня кадровому служащему. Но не стоит забывать, что именно от него зависит, получите ли вы лакомую должность или нет.

самочувствие и стресс

Жизнь может преподнести неприятный сюрприз. В важный день собеседования вдруг подскакивает температура или настигает несварение желудка.

Если недомогание серьезное, постарайтесь перенести встречу, предупредив кадроваого специалиста по телефону.

То же самое касается и стрессовых ситуаций. Разбитая машина, ушедший в загул муж, заболевший родственник – все это способно выбить из колеи. Вряд ли в такой ситуации вы сможете сконцентрироваться на том, как правильно отвечать на вопросы при собеседовании.

и обида

Основные вопросы на собеседовании вряд ли введут вас в ступор. Но иногда работодатель начинает задавать такие, что просто выводят из себя. Или по нескольку раз спрашивать одно и то же. Так проверяется ваша устойчивость к стрессам. Контролируйте эмоции. Проявить легкое недовольство разрешается после третьего подобного повтора. Так вы покажете, что внимательны и следите за ходом беседы. Но возражение должно быть вежливым, без повышения голоса.

поведение

Кандидат, спорящий с интервьюером или выдающий гневные тирады, вряд ли получит желаемую должность. Не стоит класть ноги на стол, вставать на стул или выдавать самопрезентацию в стихах. Неуважительное отношение к собеседнику и экстравагантное поведение на собеседование охарактеризуют человека как профнепригодного. Как нужно вести себя на собеседовании? Так, чтобы о вас сложилось впечатление как о высококлассном специалисте и приятном в общении собеседнике.

Если вы будете соблюдать правила собеседования с работодателем и сможете избежать ошибок, успешное зачисление на желаемую должность не за горами.